第一條 為加強學校科研檔案管理，根據《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》（教育部第27号令）和《科學技術研究檔案管理暫行規定》(國檔發[1987]6号)的有關法規，結合學校具體情況，特制定本細則。
第二條 科研檔案是指本校科學技術活動中直接形成的具有保存價值的科技文件材料，包括紙質材料、電子材料、音像材料等各種載體形式。它是科研活動的真實記載，是科學技術儲備的一種形式，是國家和學校的寶貴财富。科研檔案實行集中統一管理，确保科研檔案的完整、準确、系統和安全，有利于科研檔案的開發和利用。
第三條 科技檔案實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。科技處及各學院、重點實驗室等科技文件材料形成單位，都要建立健全立卷歸檔制度，明确主管領導，配備兼職檔案人員，及時收集、整理、立卷，按時歸檔。
科研檔案工作是科研管理的重要組成部分，應當與科研計劃管理、課題管理和成果管理等科研管理環節緊密結合，實現科研工作和建檔工作“四同步”，即：下達計劃任務與提出歸檔要求同步；檢查計劃進度與檢查科研文件材料形成情況同步；驗收、鑒定科技成果與驗收、鑒定科研檔案材料同步；上報登記、評審科技成果與檔案部門出具科研課題歸檔情況的證明材料同步。
第四條 各立檔單位明确負責分管科研檔案的工作人員（即兼職檔案員），具體負責或組織科研檔案的收集、整理、立卷、歸檔、移交工作。對工作範圍内形成的檔案材料的完整性負責。
beat365正版負責指導、檢查、幫助立檔單位做好立卷歸檔工作；負責接收、整理、分類、鑒定、保管、提供利用檔案；負責檔案統計工作。
第五條 歸檔範圍
1.科研綜合管理性文件材料：科研行政管理、科研計劃管理、科研成果管理、科研經費管理、申報科學基金及有關批複及重要學術活動材料；
2.科研準備階段：科研課題審批文件、任務書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議書、合同等文件
3.研究實驗階段：各種載體的重要原始記錄（必須經過整理）、實驗報告、計算材料、設計文件、圖紙、關鍵工藝文件、重要的來往文件等。
4.總結鑒定驗收階段：工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料、科研投資情況、決算材料等。
5.成果和獎勵申報階段：成果和獎勵申報材料及審批材料、推廣應用的經濟效益和社會效益證明材料等。
6.推廣應用階段：推廣應用方案、總結、擴大生産的設計文件、工藝文件、生産定型鑒定材料、轉讓合同、用戶反饋意見等。
7.專利申報、審批文件，實驗、計算材料，設計和工藝說明書，專利證書、獲獎證書等。
不歸檔的文件材料
1.上級有關科研的普發的(非專指高校)、不辦的文件；
2.上級有關科研的未定稿的文件，未生效的合同、協議書；
3.未按科研管理程序列入計劃、未經鑒定和不計工作量的個人項目；
4.重份文件；
5.無查考利用價值的事務性、臨時性文件；
6.非隸屬單位抄送的不辦、也無參考價值的文件；
7.校内其他單位發來的文件；
8.與校外單位交換來的材料。
第六條 案卷質量要求
1、根據科研文件材料形成規律，保持其有機聯系和便于利用查考的組卷原則，以及科研文件材料的内容、價值、數量和載體形式等實際情況，将每個研究課題的科研文件材料進行系統整理，視其材料多少組卷，一題一卷或一題數卷。
2、内容不可分的科研文件材料按以下要求排列；正件在前，附件在後；印件在前，原稿在後；批複在前，請示在後。
3、拆除案卷内的金屬物，對破損的科研文件材料進行修補。
4、科研管理部分的文件材料，按黨、政檔案要求組卷裝訂。并編寫件号及每件材料的标題。裝訂卷的全部科研文件材料按順序編寫頁号，無論單面或雙面隻要有書寫文字，均應一面編寫一個頁号，每卷頁号均從1開始，頁号位置在非裝訂線一側的下角。不裝訂卷的全部科研文件材料，以件為單元，在每件文件材料的右上角蓋上有單位名稱、檔号、件号戳記，并逐項填寫。
5、接收檔案必須填寫移交清冊，一式二份，寫明案卷标題、卷内文件頁數、案卷數量、移交時間，交接雙方要簽名蓋章，同時移交相應的電子文件及目錄。
6、課題組負責歸檔前的鑒定工作，提出每個案卷的保管期限和密級，密級報校保密辦公室審定。
第七條 歸檔時間
管理性文件材料在次年六月底以前歸檔；專題性、成套性檔案在項目完成通過鑒定驗收後兩個月内歸檔 ；報獎材料在報獎同時歸檔。
第八條 歸檔手續
填寫歸檔移交目錄（紙質目錄兩份和電子目錄一份），交接雙方在紙質目錄上簽字、蓋章，并各持一份。
第九條 借閱制度
科技處、本課題組可查閱自己移交的檔案。除此之外，須經科技處或該課題負責人同意，方可查閱利用。查閱科研檔案時，利用者出示本人證件或單位介紹信；科研檔案原件原則上不外借，隻能在本beat365正版查閱、複印或掃描，如有特殊情況，須說明理由，經有關領導批準，辦理相關借閱手續後方可借出，用畢及時歸還。
本細則自公布之日起實施。
附件1：科研類檔案歸檔範圍和保管期限
KY11綜合
（一）科研
序号 | 類目名稱 | 保管期限 |
1 | 上級有關科研工作針對本校的重要文件及授獎情況 （牌、匾、證書及表彰決議、通報等） | 永久 |
2 | 上級有關科研工作針對本校的一般文件 | 30年 |
3 | 本校科研工作的重要決定、工作計劃、總結 | 永久 |
4 | 調查報告及有關規章制度 | 30年 |
5 | 全校科研工作會議紀要、會議文件 | 30年 |
6 | 科研行政管理、計劃管理、成果管理、經費管理等文件材料 | 30年 |
7 | 科研課題、項目經費的申報和批複材料 | 30年 |
8 | 科研工作各類統計報表 | 永久 |
9 | 科技計劃等項目的審批(核準)、管理、驗收（評估）等文件材料 | 永久 |
10 | 科研成果彙編 | 永久 |
11 | 本部門召開重要會議、舉辦重大活動形成的主要文件材料和特殊載體檔案材料 | 永久 |
（二）科協
序号 | 類目名稱 | 保管期限 |
1 | 上級關于科協工作的針對本校的重要文件 | 永久 |
2 | 上級關于科協工作的針對本校的一般文件 | 30年 |
3 | 科協工作計劃、總結、報告、請示與批複 | 30年 |
4 | 科協工作有關統計報表 | 永久 |
5 | 挂靠在本校省級以上各專業學會、協會組織學術活動的計劃、總結及各專業學科 開展學術讨論經驗交流有關材料 | 30年 |
KY12專利
序号 | 類目名稱 | 保管期限 |
1 | 各類專利申請書、專利證書（集體獲獎的交原件，個人獲獎的交掃描件） | 永久 |
KY13獲獎證書
序号 | 類目名稱 | 保管期限 |
1 | 省部級以上科研成果獲獎材料包括獎狀、獎章、證書等（集體獲獎的交原件，個人獲獎的交掃描件） | 永久 |
KY14科研項目
研究階段 | 歸檔範圍 | 歸檔單位 | 保管期限 | |
1 研究準備階段 | 1.1 | 調研報告、可行性研究報告、課題論證、文獻綜述 | 課題組 | 長期 |
1.2 | 科學基金、科研課題經費申請報告及批件 | 科研院 | 長期 | |
1.3 | 任務書、協議書、科研合同、委托任務書、會議記錄及重要來往文函 | 科研院 | 永久 | |
1.4 | 科研課題研究計劃、課題計劃調整或課題撤銷文件 | 科研院 | 長期 | |
1.5 | 實驗試驗方案、設計方案、調查考察方案 | 課題組 | 永久 | |
2 研究試驗階段 | 2.1 | 試驗任務書、試驗大綱 | 課題組 | 永久 |
2.2 | 實驗、試驗、測試的重要原始記錄、整理記錄及報告 | 課題組 | 永久 | |
2.3 | 觀察、探測、觀察記錄、野外調查、考察記錄和整理 記錄及綜合分析報告 | 課題組 | 永久 | |
2.4 | 計算文件 | 課題組 | 永久 | |
2.5 | 計算機軟件 | 課題組 | 永久 | |
2.6 | 機驗文件 | 課題組 | 永久 | |
2.7 | 理論分析文件 | 課題組 | 永久 | |
2.8 | 設計文件、圖樣 | 課題組 | 永久 | |
2.9 | 工藝文件 | 課題組 | 永久 | |
2.10 | 課題階段總結 | 課題組 | 長期 | |
3 總結鑒定驗收階段 | 3.1 | 課題工作總結（含最終完成、階段完成或中斷） | 課題組 | 永久 |
3.2 | 研究報告（其中國防報告由科研院歸檔） | 課題組 | 永久 | |
3.3 | 論文、專著 | 課題組 | 永久 | |
3.4 | 科研課題經費決算 | 科研院 | 永久 | |
3.5 | 科研課題成果驗收、鑒定、評審文件 | 課題組 | 永久 | |
4 獎勵申報階段 | 4.1 | 科技成果申報表及附件 | 課題組 | 永久 |
4.2 | 科技成果獎勵申報與審批文件 | 科研院 | 永久 | |
4.3 | 獲獎憑證 | 科研院 | 永久 | |
4.4 | 專利文件 | 專利辦 | 永久 | |
5 推廣應用階段 | 5.1 | 推廣應用方案 | 課題組 | 長期 |
5.2 | 技術轉讓合同、協議書 | 科研院 | 永久 | |
5.3 | 成果推廣應用中形成的技術文件及工作總結 | 課題組 | 長期 | |
5.4 | 國内外同行評價及用戶反饋意見 | 課題組 | 長期 | |
5.5 | 成果宣傳報道文件 | 課題組 | 短期 | |
6 其它 | 6.1 | 專業會議文件 | 課題組 | 長期 |
6.2 | 标本、樣品目錄 | 課題組 | 永久 | |
6.3 | 照片、影片、幻燈片、錄音帶、錄像帶、機讀文件等 | 課題組 | 永久 | |
