第一條 為加強學校基建檔案管理，全面、完整地收集基建檔案資料，保證基建檔案的真實性、安全性，根據《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》（教育部第27号令）和《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》（國檔發［1988］4号）的有關法規，結合我校實際情況，特制定本細則。
第二條 基建檔案是基建工作的真實記錄，是基建項目工程從提出、立項、審批、勘察設計、施工、生産準備到竣工投産（使用）的全部過程中形成的有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的曆史記錄。
第三條 基建檔案實行檔案材料形成單位立卷的歸檔制度。基建部門是基建文件材料的形成單位，都要建立健全立卷歸檔制度，明确主管領導，配備兼職檔案人員，及時收集、整理、立卷，按時歸檔。基建檔案工作要做到兩個同步，即：檔案工作一開始就與工程建設同步進行；竣工材料的積累、整編、審定工作與施工的進展同步進行。
第四條 立檔單位應明确負責分管基建檔案的工作人員（即兼職檔案員），具體負責或組織基建檔案的收集、整理、立卷、歸檔、移交工作。對工作範圍内形成的檔案材料的完整性負責。
beat365正版負責指導、檢查，幫助立檔單位做好立卷歸檔工作。
第五條 歸檔的主要内容和重點
歸檔主要内容包括綜合管理、可行性研究、設計基礎材料、設計文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生産技術準備、試生産基建預算、概算、決算、器材管理等八個方面。
歸檔的重點是項目建設各個階段形成的不同載體、形式的文件材料，特别是包括竣工圖在内的全套圖紙。
具體歸檔範圍和内容見：基建類檔案歸檔範圍和保管期限。
不歸檔的文件材料
1.上級機關有關基建的普發性(非專指高校)、不需要辦理的文件；
2.正式施工前的草圖，未定型圖紙；
3.重份文件和重份圖紙；
4.無查考價值的臨時性、事務性文件。
第六條 歸檔要求
1、基建檔案實行集中統一管理的原則，全校的基建檔案由beat365正版集中統一管理。工程竣工檔案，必須真實地反映工程竣工後的實際情況，具有永久和長期保存價值的文件材料必須完整、準确、系統，需簽章的責任者的簽章手續必須齊全。所歸檔的文件資料應為原始件，存複印件的需注明原始件的去向。今後編研、維修、改建、擴建、憑證利用，不論是否原件，均應具有法律效用。
2、編制工程竣工檔案，必須采用不易褪色的具有較長保管時間的黑色、藍黑繪圖、書寫墨水，不得使用紅色墨水、複寫紙和一般圓珠筆等。竣工圖要在新施工圖紙上修改，必須圖面整潔，反差明顯，文字材料字迹要工整、清楚。凡是歸檔的照片（含底片）及聲像檔案，要求圖像清晰，聲音清楚，文字說明準确。
3、組卷原則。基建檔案要遵循文件的自然形成規律，保持案卷内基建文件、施工技術文件和竣工圖之間的有機聯系，符合其專業特點，便于保管和利用。一般要求是：建設項目按單項工程組卷；單項工程按先文字、後圖紙組卷；文字材料和圖紙均按專業分類。
4、質量要求。組卷前要詳細檢查基建文件、施工技術文件和竣工圖是否按要求收集齊全、完整，做到不丢項不漏項，圖實相符。文字材料的抄寫件要字迹工整；複印件要字迹清楚、牢固，能适宜長期保存。編繪的竣工圖應是新藍圖，圖面整潔、線條字迹清楚，修改符合技術要求，圖紙反差良好。竣工圖逐張加蓋竣工圖章。
5、卷内文件材料排列順序。一般為：正件在前，附件在後；印件在前，原稿在後；批複在前，請示在後。圖紙按圖的類别序号排列（即：地質圖、初步設計圖、建築施工圖、結構施工圖、水工圖、電工圖、氣管圖、更改圖）。
6、圖紙折疊采用圖面折向裡方“手風琴風箱式”，标題欄、竣工圖章應露在外面，圖紙折疊以後大小應以A4圖基本幅面的尺寸（297*210毫米）為準，小于5#圖紙的文件材料要用A4紙襯托。
編寫頁号以獨立卷為單位。有書寫内容的頁面均需編寫頁号。頁号編寫位置在文字材料的右下角，雙面書寫的文字材料頁号編寫為正面在右下角，背面在左下角。圖紙折疊後無論何種形式，一律編寫在右下角。
第七條 歸檔時間
1、竣工檔案在取得竣工驗收備案表起三個月内向beat365正版歸檔。
2、按項目的工作階段或子項目結束歸檔，停、緩建工程技術檔案應在工程停、緩建後立即歸檔。
第八條 歸檔手續
填寫歸檔移交案卷目錄和卷内目錄（紙質目錄兩份和電子目錄一份），交接雙方在紙質目錄上簽字、蓋章，并各持一份。
第九條 借閱制度
1、查閱基建檔案時，要經過基建部門同意，并按規定辦理相關借閱手續；
2、基建工程資料、圖紙等原則上不外借，隻可在beat365正版查閱；如果基建部門因工作需要外借，須經過領導批準并按beat365正版檔案查閱利用制度辦理相關手續方可外借。
第十條 本細則自公布之日起實施。
基建類檔案歸檔範圍和保管期限
JJ11綜合（含工程前期資料）
序号 | 類目名稱 | 保管期限 |
1 | 上級有關基建工作針對本校的重要文件及授獎情況 （牌、匾、證書及表彰決議、通報等） | 永久 |
2 | 上級有關基建工作針對本校的一般文件 | 30年 |
3 | 基建工作規章制度、管理辦法、工作計劃、總結、簡報 | 30年 |
4 | 基建工作統計報表 | 永久 |
5 | 全校性總體規劃、基建工作總體規劃、設計總平面圖，全校土地範圍紅線圖、地界圖、規劃許可證 | 永久 |
6 | 全校水、電、氣管道分布圖 | 永久 |
7 | 地質勘探、地形測量材料 | 永久 |
8 | 征用土地批準文件、房屋拆遷檔案資料及補償等憑證材料 | 永久 |
9 | 房屋産權、土地使用及變更的文字材料 | 永久 |
10 | 校園建設和職工福利事業：教學、科研基本建設、附屬公共設施、福利事業的重要聲像材料 | 永久 |
11 | 項目建議書 | 永久 |
12 | 項目建議書的批複或評估報告 | 永久 |
13 | 針對此項目的會議紀要、批示 | 永久 |
14 | 可行性研究報告及附件（環境評估報告、節能評估報告） | 永久 |
15 | 可行性研究報告的批複 | 永久 |
16 | 工程地質勘查報告 | 永久 |
17 | 勘查設計、監理招标文件、中标通知書、合同 | 永久 |
18 | 規劃設計要點及紅線圖、驗線單 | 永久 |
19 | 管線綜合規劃圖 | 永久 |
20 | 地方各部門相關批複等 | 永久 |
21 | 建設工程規劃許可證 | 永久 |
22 | 建設工程施工許可證 | 永久 |
23 | 施工圖設計審查批準書 | 永久 |
24 | 坐标放樣成果表 | 永久 |
25 | 環境監測報告 | 永久 |
26 | 工程質量監督申報表 | 永久 |
27 | 建設工程抗震設防審查證書 | 永久 |
28 | 建設工程規劃驗收合格證書 | 永久 |
29 | 樁基、土建、材料設備招投标資料、中标通知書、施工合同、合同備案表 | 永久 |
30 | 消防驗收合格證（意見書） | 永久 |
31 | 人防竣工驗收證明書 | 永久 |
32 | 防雷合格證 | 永久 |
33 | 工程竣工驗收備案表 | |
34 | 工程概、預算、決算和工程審計文件 | 永久 |
35 | 小區建設、成片開發、廠區建設等大型項目需編制的市政道路、排水、綠化、亮化及各種地下管線工程竣工檔案。所有工程完成後，編制建設項目布局竣工總平面圖 | 永久 |
36 | 工程建設錄音、錄相、照片、光盤等聲像檔案 | 永久 |
37 | 環保審批文件、消防審批文件 | 永久 |
38 | 本部門召開重要會議、舉辦重大活動形成的主要文件材料和特殊載體檔案材料 | 永久 |
JJ12建築與結構
序号 | 類目名稱 | 保管期限 |
1 | 單位（子單位）工程質量竣工驗收文件材料 | 永久 |
2 | 圖紙會審（技術交底）記錄 | 10年 |
3 | 施工圖設計審查文件、施工組織設計（方案）及審批表 | 30年 |
4 | 施工技術交底記錄 | 10年 |
5 | 工程開工/複工報審表 | 30年 |
6 | 設計變更、洽商記錄及工程變更單 | 永久 |
7 | 工程定位測量放線、建築物沉降、變形觀測記錄、建築物垂直度、标高觀測測量記錄、測量定位記錄平面圖 | 永久 |
8 | 原材料材質彙總表、出廠質量證明、見證取樣送檢書、現場抽樣試驗報告 | 永久 |
9 | 天然地基（土方開挖）工程質量驗收記錄、地基觸探試驗記錄、土壤實驗 | 永久 |
10 | 基樁相關文件材料、其他隐蔽工程檢查記錄、混凝土記錄、大型構件吊裝記錄 | 永久 |
11 | 樁基（基礎）工程施工質量驗收資料 | 永久 |
12 | 樁基工程質量控制資料 | 永久 |
13 | 樁基部分工程質量驗收資料及質監監督記錄 | 永久 |
14 | 施工現場準備資料 | 永久 |
15 | 工程施工記錄 | 永久 |
16 | 工程質量事故處理記錄 | 永久 |
17 | 工程質量檢驗記錄及質監監督記錄 | 永久 |
18 | 工程審計決算資料 | 永久 |
19 | 新材料工藝施工記錄 | 30年 |
20 | 工程竣工驗收報告 | 永久 |
JJ13給排水與采暖工程
序号 | 類目名稱 | 保管期限 |
1 | 圖紙會審（技術交底）記錄 | 10年 |
2 | 施工組織設計（方案）及審批表 | 30年 |
3 | 工程開工/複工報審表 | 30年 |
4 | 施工技術交底記錄 | 10年 |
5 | 設計變更、洽商記錄及工程變更單 | 永久 |
6 | 材料、配件進場驗收記錄；出廠質量證明書、見證取樣送檢書、現場抽樣試驗報告 | 30年 |
7 | 管道強度、嚴密性試驗及監督抽查記錄 | 10年 |
8 | 系統清洗、灌水、通水、通球及監督抽查記錄 | 10年 |
9 | 質監站檢測報告 | 永久 |
10 | 施工工藝操作檢查記錄 | 30年 |
11 | 建築設備安裝工程隐蔽驗收記錄 | 永久 |
12 | 單位（子單位）工程安全和功能檢驗資料核查及主要功能抽查記錄 | 永久 |
13 | 資料核查、工程觀感記錄 | 30年 |
14 | 分部、分項、檢驗批工程質量驗收記錄 | 永久 |
15 | 工程質量事故調查處理資料 | 永久 |
16 | 照片、聲像檔案 | 永久 |
JJ14電器設備安裝工程
序号 | 類目名稱 | 保管期限 |
1 | 圖紙會審（技術交底）記錄 | 10年 |
2 | 施工組織設計（方案）及審批表 | 30年 |
3 | 施工技術交底記錄 | 10年 |
4 | 工程開工/複工報審表 | 30年 |
5 | 設計變更、洽商記錄及工程變更單 | 永久 |
6 | 材料、配件、設備進場驗收記錄，見證取樣送檢書、出廠質量證明書及現場抽樣試驗報告 | 永久 |
7 | 電器設備安裝調試記錄 | 10年 |
8 | 電器設備絕緣電阻測試記錄 | 10年 |
9 | 防雷及電器設備接地電阻測試驗收記錄 | 10年 |
10 | 質監站檢測報告 | 永久 |
11 | 施工工藝操作檢查記錄 | 30年 |
12 | 建築設備安裝工程隐蔽驗收記錄 | 永久 |
13 | 工程安全和功能檢驗資料核查及主要功能抽查記錄 | 永久 |
14 | 資料核查、工程觀感記錄 | 30年 |
15 | 分部工程質量驗收記錄 | 永久 |
16 | 施工現場質量管理檢查記錄 | 30年 |
17 | 工程質量事故及事故調查處理資料 | 永久 |
18 | 照片、聲像檔案 | 永久 |
JJ15通風空調工程
序号 | 類目名稱 | 保管期限 |
1 | 圖紙會審（技術交底）記錄 | 10年 |
2 | 施工組織設計（方案）及審批表 | 30年 |
3 | 施工技術交底記錄 | 10年 |
4 | 工程開工/複工報審表 | 30年 |
5 | 設計變更、洽商記錄及工程變更單 | 永久 |
6 | 材料、配件、設備進場驗收記錄，見證取樣送檢書、出廠質量證明書 及現場抽樣試驗報告 | 30年 |
7 | 制冷、空調水管強度、嚴密性試驗記錄 | 10年 |
8 | 工程設備、風管系統、管道系統安裝及驗收記錄 | 30年 |
9 | 設備單機試車記錄 | 30年 |
10 | 系統聯合試運轉記錄 | 永久 |
11 | 制冷設備運行調試記錄 | 30年 |
12 | 空氣淨化系統檢測記錄 | 30年 |
13 | 施工工藝操作檢查記錄 | 永久 |
14 | 建築設備安裝工程隐蔽驗收記錄 | 永久 |
15 | 工程安全和功能檢驗資料核查及主要功能抽查記錄 | 永久 |
16 | 資料核查、工程觀感記錄 | 30年 |
17 | 分部、分項工程，檢驗批質量工程驗收記錄 | 永久 |
18 | 施工現場質量管理檢查記錄 | 永久 |
19 | 工程質量事故及事故調查處理資料 | 永久 |
20 | 照片、聲像檔案 | 永久 |
JJ16監理資料
序号 | 類目名稱 | 保管期限 |
1 | 監理規劃 | 永久 |
2 | 監理實施細則 | 永久 |
3 | 監理會議紀要 | 永久 |
4 | 監理月報 | 永久 |
5 | 質量事故控制文件 | 永久 |
6 | 監理工程師聯系單、指令單 | 永久 |
7 | 工程竣工監理總結 | 永久 |
8 | 工程質量監理評價報告 | 永久 |
JJ17專業竣工圖
序号 | 類目名稱 | 保管期限 |
1 | 建築竣工圖 | 永久 |
2 | 結構竣工圖 | 永久 |
3 | 給排水及采暖竣工圖 | 永久 |
4 | 電氣竣工圖 | 永久 |
5 | 通風空調竣工圖 | 永久 |
6 | 幕牆竣工圖 | 永久 |
7 | 外裝飾竣工圖 | 永久 |
8 | 内裝飾竣工圖 | 永久 |
9 | 鋼結構竣工圖 | 永久 |
10 | 智能化竣工圖 | 永久 |
11 | 電（扶）梯竣工圖 | 永久 |
12 | 地下室竣工圖 | 永久 |
13 | 消防竣工圖 | 永久 |
14 | 其他專業竣工圖 | 永久 |
JJ18綜合竣工圖
序号 | 類目名稱 | 保管期限 |
1 | 總平面布置竣工圖 | 永久 |
2 | 室外道路竣工圖 | 永久 |
3 | 室外綠化、建築小品竣工圖 | 永久 |
4 | 室外管網（地上、地下）綜合竣工圖 | 永久 |
5 | 室外管線專業竣工圖一（排水、消防、照明、噴灌、熱力等） | 永久 |
6 | 室外管線專業竣工圖二（供水、供電、燃氣、電訊、電視等） | 永久 |
7 | 豎向布置竣工圖 | 永久 |
8 | 其他綜合竣工圖 | 永久 |
JJ19其他工程
序号 | 類目名稱 | 保管期限 |
1 | 其他工程文件材料（如：道路建設、運動場、綠化等） | 30年 |
JJ20學校修繕項目
序号 | 類目名稱 | 保管期限 |
1 | 修繕申請報告（非計劃項目） | 永久 |
2 | 立項報告（非計劃項目） | 永久 |
3 | 設計合同（若有） | 永久 |
4 | 監理合同（若有） | 永久 |
5 | 招标文件 | 永久 |
6 | 投标文件 | 永久 |
7 | 投标文件（正本） | 永久 |
8 | 評标記錄 | 永久 |
9 | 施工合同 | 永久 |
10 | 預（決）算書 | 永久 |
11 | 竣工圖（若有） | 永久 |
12 | 審計報告及其它相關資料 |
