聲像、實物、名人檔案管理系統操作規範
一、上傳臨時庫
掃描數字化資料/電子檔案上傳系統臨時庫
二、歸檔打印庫
1、檢查無誤後歸檔至打印庫，歸檔打印庫時會自動生成檔号，因此歸檔時候注意歸檔順序。将同一事件或專題的案卷一同歸檔，确保同一事件或專題的檔案号有連續性（批量歸檔一次最多不能超過5個）。
2、打印檔案号标簽紙（附件一），将其貼在對應檔案表面。書、手稿等有年代的檔案需先裝在信封，在信封外貼檔案号标簽紙。
3、按順序将檔案裝盒，根據排序和類别給檔案盒号（例如：2023SW001或2023SX001）。
4、将排序的檔案盒号、實體存址等信息填入檔案系統的案卷和卷内的相關字段中。
5、檢查無誤後在系統導出“聲像檔案案卷目錄”并打印，放入盒内。
6、按照檔案盒目錄填寫檔案盒打印模闆（附件二），打印檔案盒并正式裝盒入庫。
三、歸檔正式庫
确定各類信息無誤後，歸檔到正式庫。
歸檔正式庫後點開卷内目錄，确保卷内文件無丢失。
附件一：
标簽打印模闆.xls
附件二：檔案盒打印模闆.xls
